Qu’est-ce que la gestion électronique des documents (GED) ?

Un système de gestion de documents, système de gestion documentaire ou encore la gestion électronique des documents (GED) est un système informatisé utilisé pour suivre, gérer et stocker des documents et réduire le papier.
La plupart des systèmes de gestion documentaires sont une composante des systèmes de gestion de contenu d’entreprise et sont liés à la gestion des actifs numériques, à l’imagerie documentaire, aux systèmes de flux de travail et aux systèmes de gestion des dossiers.

Quand apparaissent les premiers GED ?

À partir des années 1980, un certain nombre de fournisseurs ont commencé à mettre au point des systèmes logiciels pour gérer les documents papier. Ces systèmes portaient sur des documents papier, qui comprenaient non seulement des documents imprimés et publiés, mais aussi des photographies, des gravures, etc…

Plus tard, un deuxième type de système est développé incluant le traitement et la gestion des documents électroniques, c’est-à-dire tous ces documents, ou fichiers, créés sur des ordinateurs, et souvent stockés sur les systèmes de fichiers locaux des utilisateurs.
La fonction de spécialiste en gestion documentaire est donc créée.

Les premiers systèmes de gestion électronique de documents (GED) gèrent soit des types de fichiers propriétaires, soit un nombre limité de formats de fichiers. Une partie de ces systèmes ont évolué vers des systèmes d’imagerie documentaire, parce qu’ils se concentraient sur la capture, le stockage, l’indexation et la récupération des formats de fichiers image.
Les systèmes de GED ont évolué à un point tel que les systèmes peuvent gérer tout type de format de fichier stocké sur un réseau.
Les applications se sont développées pour englober les documents électroniques, les outils de collaboration, la sécurité, le flux de travail et les capacités d’audit.

Ces systèmes permettent à une organisation de numériser des fax et des formulaires, d’enregistrer des copies des documents sous forme d’images et de stocker les fichiers d’images dans une base de données. On parle alors de dématérialisation: remplacer un support d’information matériel (comme le papier) par des supports d’informations électroniques.

Alors que de nombreux systèmes de GED stockent les documents dans leur format de fichier natif (Microsoft Word ou Excel, PDF, etc.), certains systèmes de gestion de documents sur le web commencent à stocker le contenu sous format HTML ce qui permet au logiciel gestion documentaire d’agir comme un moteur de recherche, permettant aux utilisateurs de trouver plus rapidement ce qu’ils cherchent. Le format HTML permet une meilleure application des capacités de recherche telles que la recherche en texte intégral.

De nombreuses solutions plus performantes les unes que les autres rendent ces processus de classification, d’inventoriage et de recherche très accessibles, comme la solution Zeendoc qui propose une gestion par glisser-déposer, un transfert direct des e-mails et de leurs pièces jointes, une numérisation papier et une intégration du contenu web.

Quelles sont les fonctions des systèmes de gestion documentaire ?

Le logiciel de gestion de documents n’est pas simplement un outil, il permet à l’utilisateur de gérer l’accès, le suivi et la modification des informations stockées. Le logiciel de gestion documentaire est une sorte d’armoire électronique utilisée pour organiser tous les fichiers papiers et numériques.
Le logiciel aide les entreprises à combiner le papier aux fichiers numériques et à les stocker dans un seul concentrateur après leur numérisation et leur conversion en formats électroniques.

Les systèmes de gestion de documents offrent généralement des capacités de stockage, de versionnage, de métadonnées, de sécurité, ainsi que d’indexation et de récupération, sans oublier l’impression.