Comment écrire une lettre, quelles formules de politesse utiliser ? Guide de rédaction d’un courrier

L’art épistolaire répond à toute une série de petites codifications qui en font son charme. Pour écrire une bonne lettre (une belle lettre !), il faut avant tout comprendre sa structure et saisir sa raison d’être. C’est en fonction de celle-ci que se placent les fameuses formules de salutation et de politesse qui varient en fonction de la personne à qui l’on s’adresse.

Dans un premier temps, tâchons d’analyser la structure sommaire et formelle d’un courrier avant de détailler les formules et leurs déclinaisons.

La structure de la lettre

Pour qu’une lettre soit efficace, elle se doit de répondre à une structure cohérente qui permet au lecteur d’identifier toutes les informations qui lui sont nécessaires.
Une bonne lettre est structurée en trois parties: l’en-tête, le corps, la formule de politesse ou salutation.

L’en-tête

L’en-tête permet au destinataire d’identifier directement l’auteur de la lettre, le lieu, la date de rédaction et éventuellement l’objet du courrier.

En haut à gauche, l’auteur indique son titre de civilité, son prénom, et enfin son nom.
Dans la plupart des cas, le titre de civilité est Monsieur, ou Madame (Mademoiselle n’existe plus administrativement sauf si la personne souhaite le préciser ou qu’il s’agit d’une très jeune fille). L’utilisation de titres académiques est possible: Professeur, Docteur (bien que ce dernier soit en principe admis uniquement pour les docteurs médicaux); militaires: Général, Colonel,…; ou encore aristocratiques: Baron, Comte, Duc, Prince,…

Sous le nom sont placées les informations en partant du particulier vers le général pour présenter l’auteur de la lettre et permettre de le localiser.
Il est recommandé de préciser sa fonction en premier lieu, l’institution/entreprise, puis l’adresse (rue, code postal, ville, pays).
Notons qu’une adresse commence par un numéro, suivi d’une virgule et puis du nom de la rue.
En Belgique, il est admis d’écrire d’abord le nom de la rue, la virgule, et enfin le numéro.

Exemple (si vous souhaitez contacter le vrai Monsieur Je Retiens c’est par ici):

Monsieur Je Retiens
Mnémoniste
123, Rue du Pré
1000 Bruxelles
Belgique

A droite, il est admis d’indiquer le destinataire du courrier en suivant la même règle que pour l’auteur: partir du particulier vers le général.

La date se place à droite, un double alinéa sous le destinataire (si le choix de l’indiquer a été pris), ou toujours à droite, un alinéa sous l’auteur.
Elle doit être structurée et suivre le lieu de rédaction: Bruxelles, le 17 juillet 2016

L’objet de la lettre est facultatif mais conseillé lors d’un courrier envoyé à une administration ou une entreprise.

Le corps de la lettre

Après ces considérations informatives, il est temps de passer à la rédaction du courrier.
Pour ce faire, le texte d’une bonne lettre se subdivise en trois parties: l’introduction, le développement, la conclusion.

Une lettre ne doit pas être longue pour être efficace.

L’introduction commence par une formule d’appel et dépend donc de la qualité du destinataire.
Généralement, une introduction classique est composée de « Monsieur, » ou « Madame, ».
Si la lettre est destinée à plusieurs individus ou à une personne dont on ne connaît pas le sexe (ou l’identité), l’utilisation de « Madame, Monsieur, » est requise.
L’apposition du nom de famille du destinataire est à éviter après Madame ou Monsieur, de par son caractère fastueux ou solennel.

L’usage de cher / chère est réservé aux personnes que l’on connait car il induit une familiarité. « Cher Monsieur » est à éviter si la personne n’a jamais été croisée.
En revanche « Cher ami, » ou « Chère collègue, » sont admis si les personnes sont relativement proches, au même titre que « Mon cher ami », « Très cher ami », « Très chère sœur », etc.

Si le destinataire possède une fonction officielle, il faut l’indiquer dans l’appel: « Monsieur le Directeur, » « Madame la Députée, » « Maître, » « Docteur, » etc.

Des combinaisons sont possibles en fonction du degré de proximité: « Madame la Députée, chère amie, » ou encore « Monsieur le Doyen, cher collègue », etc.

Les titres et fonctions exercées par des femmes sont à accorder au féminin: « Présidente, » « Députée, Docteure, etc.
Sans prétendre à l’exhaustivité, la plupart des formules d’appel sont reprises en fin d’article avec la salutation associée.

L’appel réalisé, il convient d’introduire le sujet sans être brusque.
Il faut à tout prix éviter les accroches du type: « Je vous contacte pour », « le but de cette lettre est de », « je vous informe par la présente que » !
Une entrée en matière qui amène au sujet est indispensable, rappelant un rendez-vous, une conversation, un précédent courrier, etc.

Par exemple, « Suite à notre conversation téléphonique du… », « A la suite de notre dernière rencontre… », « Pour faire suite à votre demande… », « Je suis au regret de… », « Je vous remercie de votre courrier du… », « Je suis heureux de vous faire part de… », etc.

L’introduction doit être claire, simple, et conduire au développement.

Le développement est la suite logique de l’introduction. Il présente chacun des éléments annoncés et les ordonne de manière cohérente.

Pour structurer correctement le développement (donc la majeure partie de la lettre), il convient d’avoir recours aux paragraphes et d’éviter la surcharge: un élément ou une idée par paragraphe.
Les paragraphes doivent être reliés entre eux par des mots charnières et des liaisons appropriées.

L’utilisation d’adverbes est recommandée: cependant, néanmoins, par ailleurs, d’ailleurs, etc.
L’énumération propose une structure intéressante, il est préférable d’utiliser des adverbes pour hiérarchiser les éléments plutôt que des points numérotés qui connotent une certaine rigidité voire agressivité.
Par exemple, il est aisé de hiérarchiser quatre arguments grâce à: « d’abord, ensuite, puis, enfin ».
Ou encore l’emploi de « d’une part » et de « d’autre part » pour exprimer deux éléments.
Comme énoncé précédemment, la longueur de la lettre n’a pas d’impact sur son efficacité.
En revanche, si la lettre fait plus d’une page, il faut veiller à ne pas couper un mot en fin de page et surtout à éviter que la dernière page ne contienne que les formules de politesse et la signature.

La conclusion est l’avant-dernier paragraphe de la lettre. Elle reprend les éléments du développement de manière synthétique et doit être reliée à l’introduction.
Le triptyque « introduction – développement – conclusion », qu’il s’agisse d’une lettre, d’une dissertation, ou d’un travail, se doit d’être en cohérence avec lui-même, réalisant une « boucle » et reliant les éléments entre eux.

En fonction de la nature du courrier, la conclusion se terminera par une proposition, une demande, une recommandation, une opinion, etc.
Par exemple: « En conclusion, je propose que… », « Pour les motifs exposés ci-dessus, je souhaite que… », « Je me tiens à votre disposition pour discuter du champ des possibles… », « En terminant, je recommande de… », etc.

Si la lettre est courte, il est possible que la formule de politesse ou de salutation serve de conclusion.

La formule de politesse d’une lettre ou formule de salutation

Toute lettre se termine par une formule de politesse, aussi intitulée salutation.
La difficulté principale de cette formule est qu’elle varie en fonction de la position du destinataire, des rapports hiérarchiques entretenus avec ce dernier, des us et coutumes de l’institution/administration/entreprise, de la position que l’on souhaite prendre par rapport à l’allocutaire et du respect (ou déférence) que l’on veut lui témoigner.
Cela fait donc beaucoup de paramètres à prendre en compte !

La formule de politesse suit toujours une structure du type: partie verbale (généralement deux verbes comme prier et agréer qui marquent le degré de déférence) – formule d’appel (le titre du destinataire) – formule finale (affirmation du degré de déférence et de la proximité).

Il faut donc bien différencier l’usage des verbes: recevoir, croire, et agréer et les utiliser en fonction de la position que l’auteur de la lettre souhaite adopter vis-à-vis du destinataire.
Dans l’ordre de respect et de déférence, ou autrement dit de proximité et de familiarité: on prie de recevoir, de croire, et enfin d’agréer.
Dans des cas plus rares (lettre à un haut fonctionnaire d’un ministère religieux, ou souhaitant prendre une position extrêmement basse), la déférence ultime est d’employer le verbe daigner à la place de vouloir ou de prier: « Daignez agréer ».

Le même type de différence est à réaliser sur l’emploi de la formule finale, en fonction de la position hiérarchique du destinataire: l’assurance marque moins de déférence que l’expression, de même que les salutations sont moins déférentes que la considération ou les sentiments. Dans le même état d’esprit: « distingué » marque moins de respect que « dévoué ».

A un « égal », on présente des « salutations distinguées » ou « sincères salutations »;
A un supérieur, on présente « l’assurance de ma haute considération », « l’assurance de ma considération distinguée », « l’expression de mes sentiments dévoués »;
A un Ministre, ou à un haut-fonctionnaire, on présente « l’assurance de ma très haute considération », « l’expression de mes sentiments les plus distingués », « l’expression de mes sentiments très respectueux ».

Des combinaisons sont possibles: « mon profond respect », « mon respectueux dévouement », « ma respectueuse sympathie », « ma plus haute considération », etc.

En règle générale, on indique:
« Veuillez recevoir, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée », « Je vous prie de croire, Madame, en l’assurance de mes sentiments les meilleurs », ou encore « Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués ».

En fonction des titres et de la position adoptée, on indique:
« Je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’assurance de ma considération distinguée », « Veuillez agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mes sentiments les plus distingués », « Veuillez agréer, Madame la Présidente, l’expression de mes sentiments dévoués ».

De manière moins formelle, ou plus amicale, on indique:
« Veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de mes sentiments respectueux », « Croyez, chère Madame, à mes sentiments les meilleurs ».
Ou encore de manière moins formelle et du moins déférent au plus déférent (ou du plus proche au moins proche): amicalement, bien amicalement, amitiés, bien à vous, sincères salutations, sincèrement, bien sincèrement, cordialement, bien cordialement.
Il est possible d’élaborer des tournures finales et simplifiées telles: « amicalement vôtre », « sincèrement vôtre », etc.

Insistons toutefois sur le fait que ces formules finales simplifiées ne s’emploient que dans des courriers ou courriels privés, et ne peuvent être destinées aux institutions ou administrations.

De manière plus traditionnelle, poétique ou romantique, on indique:
« Mes hommages », « Mes sentiments respectueux », lorsqu’un homme s’adresse à une femme.
« Mes sentiments amicaux », « Mon amical souvenir », « Mes meilleurs sentiments », « Toute notre amitié ».

La signature

La signature clôture la rédaction de la lettre. Elle se place sous la formule finale (double alinéa minimum), à droite.
Généralement, le nom est indiqué sous la signature, avec éventuellement la fonction de l’auteur de la lettre.

En conclusion, une lettre efficace et bien structurée respecte l’appel avec la fonction du destinataire, un développement organisé et logique, une conclusion brève qui fait un lien avec l’objet du courrier/les requêtes, et une formule de politesse finale qui définit la position de l’auteur vis à vis du lecteur.

Plusieurs modèles de lettres sont disponibles sur le site du Monde, une bonne base pour les adapter.

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Sam Zylberberg

Fondateur chez JeRetiens

Historien, professeur, passionné par les sciences humaines, la recherche, la pédagogie, les échanges culturels et les ailleurs.

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