Comment écrire une lettre: quelles formules de politesse utiliser ?

L’art épistolaire répond à toute une série de petites codifications qui en font son charme. Pour écrire une bonne lettre (une belle lettre !), il faut avant tout comprendre sa structure et saisir sa raison d’être. C’est en fonction de celle-ci que se placent les fameuses formules de salutation et de politesse qui varient en fonction de la personne à qui l’on s’adresse.

Dans un premier temps, tâchons d’analyser la structure sommaire et formelle d’un courrier avant de détailler les formules et leurs déclinaisons.

La structure de la lettre

Pour qu’une lettre soit efficace, elle se doit de répondre à une structure cohérente qui permet au lecteur d’identifier toutes les informations qui lui sont nécessaires.

Une bonne lettre est structurée en trois parties : l’en-tête, le corps, la formule de politesse ou salutation.

L’en-tête

L’en-tête permet au destinataire d’identifier directement l’auteur de la lettre, le lieu, la date de rédaction et éventuellement l’objet du courrier.

En haut à gauche, l’auteur indique son titre de civilité, son prénom, et enfin son nom.

Dans la plupart des cas, le titre de civilité est Monsieur, ou Madame (Mademoiselle n’existe plus administrativement sauf si la personne souhaite le préciser ou qu’il s’agit d’une très jeune fille). L’utilisation de titres académiques est possible : Professeur, Docteur (bien que ce dernier soit en principe admis uniquement pour les docteurs médicaux) ; militaires : Général, Colonel,… ; ou encore aristocratiques : Baron, Comte, Duc, Prince,…

Sous le nom sont placées les informations en partant du particulier vers le général pour présenter l’auteur de la lettre et permettre de le localiser.

Il est recommandé de préciser sa fonction en premier lieu, l’institution/entreprise, puis l’adresse (rue, code postal, ville, pays).

Notons qu’une adresse commence par un numéro, suivi d’une virgule et puis du nom de la rue.

En Belgique, il est admis d’écrire d’abord le nom de la rue, la virgule, et enfin le numéro.

Exemple (si tu souhaites contacter le vrai Monsieur Je Retiens c’est par ici) :

Monsieur Je Retiens
Mnémoniste
123, Rue du Pré
1000 Bruxelles
Belgique

À droite, il est admis d’indiquer le destinataire du courrier en suivant la même règle que pour l’auteur : partir du particulier vers le général.

La date se place à droite, un double alinéa sous le destinataire (si le choix de l’indiquer a été pris), ou toujours à droite, un alinéa sous l’auteur.

Elle doit être structurée et suivre le lieu de rédaction : Bruxelles, le 29 juillet 2025

L’objet de la lettre est facultatif mais conseillé lors d’un courrier envoyé à une administration ou une entreprise.

Le corps de la lettre

Après ces considérations informatives, il est temps de passer à la rédaction du courrier.

Pour ce faire, le texte d’une bonne lettre se subdivise en trois parties : l’introduction, le développement, la conclusion.

Une lettre ne doit pas être longue pour être efficace.

L’introduction

L’introduction commence par une formule d’appel et dépend donc de la qualité du destinataire.

Généralement, une introduction classique est composée de « Monsieur, » ou « Madame, ».

Si la lettre est destinée à plusieurs individus ou à une personne dont on ne connaît pas le sexe (ou l’identité), l’utilisation de « Madame, Monsieur, » est requise.

L’apposition du nom de famille du destinataire est à éviter après Madame ou Monsieur, de par son caractère fastueux ou solennel.

L’usage de cher / chère est réservé aux personnes que l’on connaît car il induit une familiarité. « Cher Monsieur » est à éviter si la personne n’a jamais été croisée.

En revanche « Cher ami, » ou « Chère collègue, » sont admis si les personnes sont relativement proches, au même titre que « Mon cher ami », « Très cher ami », « Très chère sœur », etc.

Si le destinataire possède une fonction officielle, il faut l’indiquer dans l’appel : « Monsieur le Directeur, » « Madame la Députée, » « Maître, » « Docteur, » etc.

Des combinaisons sont possibles en fonction du degré de proximité : « Madame la Députée, chère amie, » ou encore « Monsieur le Doyen, cher collègue », etc.

Les titres et fonctions exercées par des femmes sont à accorder au féminin : « Présidente, » « Députée, » « Docteure, » etc.

Sans prétendre à l’exhaustivité, la plupart des formules d’appel sont reprises en fin d’article avec la salutation associée.

L’appel réalisé, il convient d’introduire le sujet sans être brusque.

Il faut à tout prix éviter les accroches du type : « Je vous contacte pour », « le but de cette lettre est de », « je vous informe par la présente que » !

Une entrée en matière qui amène au sujet est indispensable, rappelant un rendez-vous, une conversation, un précédent courrier, etc.

Par exemple, « Suite à notre conversation téléphonique du… », « À la suite de notre dernière rencontre… », « Pour faire suite à votre demande… », « Je suis au regret de… », « Je te remercie de ton courrier du… », « Je suis heureux de te faire part de… », etc.

L’introduction doit être claire, simple, et conduire au développement.

Le développement

Le développement est la suite logique de l’introduction. Il présente chacun des éléments annoncés et les ordonne de manière cohérente.

Pour structurer correctement le développement (donc la majeure partie de la lettre), il convient d’avoir recours aux paragraphes et d’éviter la surcharge : un élément ou une idée par paragraphe.

Les paragraphes doivent être reliés entre eux par des mots charnières et des liaisons appropriées.

L’utilisation d’adverbes est recommandée : cependant, néanmoins, par ailleurs, d’ailleurs, etc.

L’énumération propose une structure intéressante, il est préférable d’utiliser des adverbes pour hiérarchiser les éléments plutôt que des points numérotés qui connotent une certaine rigidité voire agressivité.

Par exemple, il est aisé de hiérarchiser quatre arguments grâce à : « d’abord, ensuite, puis, enfin ».

Ou encore l’emploi de « d’une part » et de « d’autre part » pour exprimer deux éléments.

Comme énoncé précédemment, la longueur de la lettre n’a pas d’impact sur son efficacité.

En revanche, si la lettre fait plus d’une page, il faut veiller à ne pas couper un mot en fin de page et surtout à éviter que la dernière page ne contienne que les formules de politesse et la signature.

La conclusion

La conclusion est l’avant-dernier paragraphe de la lettre. Elle reprend les éléments du développement de manière synthétique et doit être reliée à l’introduction.

Le triptyque « introduction – développement – conclusion », qu’il s’agisse d’une lettre, d’une dissertation, ou d’un travail, se doit d’être en cohérence avec lui-même, réalisant une « boucle » et reliant les éléments entre eux.

En fonction de la nature du courrier, la conclusion se terminera par une proposition, une demande, une recommandation, une opinion, etc.

Par exemple : « En conclusion, je propose que… », « Pour les motifs exposés ci-dessus, je souhaite que… », « Je me tiens à votre disposition pour discuter du champ des possibles… », « En terminant, je recommande de… », etc.

Si la lettre est courte, il est possible que la formule de politesse ou de salutation serve de conclusion.

La formule de politesse d’une lettre ou formule de salutation

Toute lettre se termine par une formule de politesse, aussi intitulée salutation.

La difficulté principale de cette formule est qu’elle varie en fonction de la position du destinataire, des rapports hiérarchiques entretenus avec ce dernier, des us et coutumes de l’institution/administration/entreprise, de la position que l’on souhaite prendre par rapport à l’allocutaire et du respect (ou déférence) que l’on veut lui témoigner.

Cela fait donc beaucoup de paramètres à prendre en compte !

La formule de politesse suit toujours une structure du type : partie verbale (généralement deux verbes comme prier et agréer qui marquent le degré de déférence) – formule d’appel (le titre du destinataire) – formule finale (affirmation du degré de déférence et de la proximité).

Il faut donc bien différencier l’usage des verbes : recevoir, croire, et agréer et les utiliser en fonction de la position que l’auteur de la lettre souhaite adopter vis-à-vis du destinataire.

Dans l’ordre de respect et de déférence, ou autrement dit de proximité et de familiarité : on prie de recevoir, de croire, et enfin d’agréer.

Dans des cas plus rares (lettre à un haut fonctionnaire d’un ministère religieux, ou souhaitant prendre une position extrêmement basse), la déférence ultime est d’employer le verbe daigner à la place de vouloir ou de prier : « Daignez agréer ».

Le même type de différence est à réaliser sur l’emploi de la formule finale, en fonction de la position hiérarchique du destinataire : l’assurance marque moins de déférence que l’expression, de même que les salutations sont moins déférentes que la considération ou les sentiments. Dans le même état d’esprit : « distingué » marque moins de respect que « dévoué ».

À un « égal », on présente des « salutations distinguées » ou « sincères salutations » ;

À un supérieur, on présente « l’assurance de ma haute considération », « l’assurance de ma considération distinguée », « l’expression de mes sentiments dévoués » ;

À un Ministre, ou à un haut-fonctionnaire, on présente « l’assurance de ma très haute considération », « l’expression de mes sentiments les plus distingués », « l’expression de mes sentiments très respectueux ».

Des combinaisons sont possibles : « mon profond respect », « mon respectueux dévouement », « ma respectueuse sympathie », « ma plus haute considération », etc.

En règle générale, on indique :
« Veuillez recevoir, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée », « Je te prie de croire, Madame, en l’assurance de mes sentiments les meilleurs », ou encore « Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués ».

En fonction des titres et de la position adoptée, on indique :
« Je te prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’assurance de ma considération distinguée », « Veuillez agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mes sentiments les plus distingués », « Veuillez agréer, Madame la Présidente, l’expression de mes sentiments dévoués ».

De manière moins formelle, ou plus amicale, on indique :
« Veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de mes sentiments respectueux », « Croyez, chère Madame, à mes sentiments les meilleurs ».
Ou encore de manière moins formelle et du moins déférent au plus déférent (ou du plus proche au moins proche) : amicalement, bien amicalement, amitiés, bien à toi, sincères salutations, sincèrement, bien sincèrement, cordialement, bien cordialement.

Il est possible d’élaborer des tournures finales et simplifiées telles : « amicalement vôtre », « sincèrement vôtre », etc.

Insistons toutefois sur le fait que ces formules finales simplifiées ne s’emploient que dans des courriers ou courriels privés, et ne peuvent être destinées aux institutions ou administrations.

De manière plus traditionnelle, poétique ou romantique, on indique :
« Mes hommages », « Mes sentiments respectueux », lorsqu’un homme s’adresse à une femme.
« Mes sentiments amicaux », « Mon amical souvenir », « Mes meilleurs sentiments », « Toute notre amitié ».

La signature

La signature clôture la rédaction de la lettre. Elle se place sous la formule finale (double alinéa minimum), à droite.

Généralement, le nom est indiqué sous la signature, avec éventuellement la fonction de l’auteur de la lettre.

En conclusion, une lettre efficace et bien structurée respecte l’appel avec la fonction du destinataire, un développement organisé et logique, une conclusion brève qui fait un lien avec l’objet du courrier/les requêtes, et une formule de politesse finale qui définit la position de l’auteur vis à vis du lecteur.

Évolutions contemporaines de l’art épistolaire : quand le numérique rencontre les bonnes manières

Si la lettre manuscrite conserve un charme intemporel, l’ère numérique a vu émerger de nouvelles formes de correspondance, principalement l’e-mail professionnel. Loin de dénaturer les codes établis, ces supports modernes exigent une adaptation, parfois une simplification, mais jamais une suppression des règles de politesse. L’esprit de l’art épistolaire, qui prône clarté, respect et efficacité, demeure plus que jamais pertinent.

L’e-mail professionnel : la lettre en version rapide

L’e-mail professionnel se veut concis et direct, mais il n’en est pas moins une lettre. L’en-tête, bien que simplifié, reste essentiel : ton nom et celui de l’entreprise sont renseignés automatiquement, mais un objet clair et percutant est ta nouvelle carte de visite. Il doit résumer l’essence de ton message en quelques mots.

La formule d’appel s’adapte à la relation : un simple « Bonjour Monsieur/Madame X, » suffit souvent, mais un « Cher Monsieur/Madame » reste de mise pour un contact plus établi. Le corps de l’e-mail privilégie les phrases courtes et les paragraphes aérés, favorisant la lecture rapide sur écran. L’information doit être structurée pour être immédiatement identifiable.

Quant à la formule de politesse finale, elle tend à se raccourcir. « Cordialement, » « Bien à toi, » « Sincèrement, » sont des usages courants et appropriés, suivis de ta signature automatique. L’essentiel est de conserver une marque de respect.

La gestion des pièces jointes : l’art de joindre l’utile à l’agréable

L’email a introduit un élément nouveau et omniprésent : la pièce jointe. Son intégration doit être aussi soignée que le corps du message. Il est impératif de mentionner explicitement la présence de pièces jointes dans le corps de ton e-mail, par des formules comme « Veuillez trouver ci-joint… » ou « En annexe, tu trouveras… ». Cela guide le lecteur et évite qu’il ne passe à côté d’informations importantes. Assure-toi également que le nom du fichier est clair et professionnel.

La signature électronique : ton empreinte digitale

La signature électronique, qu’il s’agisse d’un fichier image ou d’un dispositif cryptographique, est l’équivalent numérique de ta signature manuscrite. Elle renforce l’authenticité et l’intégrité de ton message. Pour les professionnels, elle est souvent intégrée automatiquement à la fin de chaque e-mail, comprenant tes coordonnées complètes, ta fonction, et parfois les informations de ton entreprise. Elle se doit d’être concise et professionnelle, reflétant la même rigueur que la signature d’une lettre traditionnelle.

Modèles de lettres types : des exemples pour chaque situation

Pour te guider davantage dans la rédaction de courriers adaptés à des situations précises, voici quelques modèles de lettres fréquemment utilisées. Comprendre leur structure et leurs spécificités te permettra de les adapter à tes besoins, en te basant sur les principes fondamentaux de l’art épistolaire détaillés dans cet article.

Modèle de lettre de motivation

La lettre de motivation est un exercice délicat où chaque mot compte pour convaincre un recruteur de ton intérêt et de ta pertinence pour un poste. Elle doit être personnalisée et non une simple répétition de ton CV.

Structure type :

• Accroche : Exprime ton intérêt pour le poste et l’entreprise.
• Présentation de ton parcours : Mets en avant les expériences et compétences pertinentes par rapport à l’offre.
• Lien avec le poste : Explique comment tes compétences et ta personnalité correspondent aux besoins de l’entreprise.
• Projection : Décris ce que tu pourrais apporter à l’entreprise et ton enthousiasme.
• Appel à l’action : Sollicite un entretien.

Exemple de phrases clés :

Madame, Monsieur,

Passionné(e) par [secteur/domaine] et vivement intéressé(e) par ton annonce pour le poste de [intitulé du poste], je te soumets ma candidature avec le plus grand intérêt.

Au cours de mes expériences en tant que [ancien poste], j’ai développé des compétences en [compétence 1] et [compétence 2], qui, j’en suis convaincu(e), seraient un atout pour ton équipe.

Ton entreprise, reconnue pour [qualité de l’entreprise], représente pour moi une opportunité unique de [objectif personnel/professionnel].

Je serais ravi(e) de pouvoir t’exposer de vive voix ma motivation lors d’un entretien.

Dans l’attente de ton retour, je te prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

Modèle de lettre de réclamation

Une lettre de réclamation doit être claire, factuelle et concise. Son objectif est de faire valoir un droit ou d’obtenir réparation suite à un préjudice ou un dysfonctionnement.

Points clés :

• Mentionne clairement l’objet de la réclamation.
• Décris les faits de manière précise (dates, lieux, références de commande/contrat).
• Précise le préjudice subi.
• Exprime clairement ta demande (remboursement, échange, réparation, excuses, etc.).
• Joins les pièces justificatives (copies).

Exemple de structure :

Madame, Monsieur,

Objet : Réclamation concernant [objet de la réclamation] – Référence [numéro de commande/contrat]

Je t’écris suite à [décris brièvement la situation problématique : ex. la réception d’un article défectueux, un service non conforme] le [date de l’événement].

En effet, le [détaille les faits précis, les dates, les références produit/service]. Ce [produit/service] présente [décris le problème rencontré].

Cette situation me cause un préjudice, [explique brièvement l’impact ou le préjudice].

Je te demande donc de bien vouloir [indique clairement ce que tu souhaites : ex. procéder au remboursement intégral, remplacer l’article, intervenir pour résoudre le problème] dans les meilleurs délais.

Je joins à ce courrier [liste les pièces jointes : ex. copie de la facture, photos du défaut].

Dans l’attente de ta action rapide, je te prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

Modèle de lettre de démission

La lettre de démission doit être professionnelle, courtoise et respectueuse des obligations légales, notamment en ce qui concerne le préavis.

Éléments essentiels :

• Déclare clairement ta démission.
• Indique la date de prise d’effet de ta démission.
• Mentionne la durée du préavis selon ton contrat ou la convention collective.
• Exprime ta gratitude pour l’expérience acquise (facultatif mais recommandé pour de bonnes relations).
• Propose ton aide pour la transition.

Exemple de lettre de démission :

Madame, Monsieur [Nom du responsable/Directeur des RH],

Par la présente, je t’informe de ma décision de démissionner de mon poste de [intitulé du poste] au sein de l’entreprise [Nom de l’entreprise], à compter du [date de fin de contrat].

Conformément aux termes de mon contrat de travail / de la convention collective applicable, je respecterai un préavis de [durée du préavis : ex. un mois], ce qui signifie que mon dernier jour de travail sera le [date exacte de fin de préavis].

Je tiens à te remercier pour l’opportunité qui m’a été donnée de travailler au sein de [Nom de l’entreprise] et pour la confiance que tu m’as accordée.

Je reste à ta entière disposition pour assurer une transition efficace et sereine de mes fonctions.

Je te prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

Modèle de lettre de remerciement

Une lettre de remerciement, qu’elle soit après un entretien d’embauche, pour un service rendu ou un cadeau, renforce les liens et témoigne de ta gratitude. Elle doit être sincère et rapide.

Conseils clés :

• Sois spécifique sur ce que tu remercies.
• Exprime ta sincérité.
• Fais le lien avec l’avenir si pertinent (ex: pour un entretien).
• Sois concis.

Exemple de lettre de remerciement (après un entretien) :

Madame, Monsieur [Nom du recruteur],

Je tenais à te remercier chaleureusement pour le temps que tu m’as accordé hier / ce matin / le [date] lors de notre entretien concernant le poste de [intitulé du poste].

J’ai particulièrement apprécié [mentionne un point précis de la conversation ou de l’entreprise]. Notre échange a renforcé mon intérêt pour ce poste et pour [Nom de l’entreprise].

Je reste à ta disposition pour toute information complémentaire.

Je te prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sincères salutations.

Questions fréquentes sur la rédaction d’une lettre et les formules de politesse (FAQ)

Conclusion

En somme, qu’elle soit rédigée à la plume ou tapée sur un clavier, la lettre demeure un outil de communication puissant et intemporel. Les règles de l’art épistolaire ne sont pas des contraintes, mais des guides qui assurent clarté, respect et efficacité à tes messages.

Maîtriser ces codes, c’est s’assurer que ta voix porte, que ton message est compris et que ton intention est bien reçue. Que tu rédiges une lettre de motivation pour un nouveau départ, une réclamation pour défendre tes droits, une démission pour clore un chapitre, ou un simple remerciement pour exprimer ta gratitude, l’essentiel est de le faire avec soin et intention. N’hésite jamais à revenir à ces principes fondamentaux pour faire de chaque écrit une réussite.